Fungsi POAC Dalam Manajemen

MAKALAH

Tentang: “ FUNGSIN POAC DALAM MANAJEMEN ”

OLEH:

ENGGAR  RYANY  SAPUTRI

NIM : STK 112005

SEKOLAH TINGGI TEKNOLOGI KELAUTAN

BALIK DIWA MAKASSAR

2012/2013

KATA PENGANTAR

          Puji syukur atas kehadirat Tuhan YME, karena atas berkat dan rahmat-Nya l sehingga penulis dapat menyelesaikan tugas makalah yang berjudul “Fungsi POAC Dalam Organisasi” ini tepat pada waktunya.

          Adapun tujuan penulisan adalah untuk memenuhi persyaratan dalam memperoleh nilai dari mata kuliah Bahasa Indonesia pada semester pertama ini. Selain itu, untuk memberikan penjelasan kepada pembaca tentang “Fungsi POAC Dalam Organisasi”.

          Tak lupa pulapenulis ucapkan terimakasih kepada semua pihak yang telah membantu dalam menyelesaikan makalah ini. Penulis juga menyadari bahwa makalah ini masih jauh dari kesempurnaan. Oleh karena itu, penulis mengharapkan kritik dan saran yang bersifat membangun dari para pembaca demi kesempurnaan makalah ini.

         

Makassar,                                 2012

Penyusun

            

PENDAHULUAN

1.        Latar Belakang

         

          Organisasi adalah suatu kelompok orang dalam suatu wadah untuk tujuan bersama yang diinginkan dan mau terlibat dengan peraturan yang ada.

Organisasi pada dasarnya digunakan sebagai tempat atau wadah dimana orang-orang berkumpul, bekerjasama secara rasional dan sistematis, terorganisir, terpimpin dan terkendali dalam memanfaatkan sumberdaya (uang, mesin, metode dan lingkungan), sarana prasarana, data dan lain sebagainya.

          Untuk menjalankan organisasi dibutuhkan manajemen sebagai alat untuk mencapai tujuan. Defenisi manajemen itu sendiri adalah proses perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, aktualisasi, dan pengawasan kegiatan/ usaha secara sistematik dan efektif oleh para anggota organisasi untuk mencapai tujuan organisasi yang telah ditetapkan.
Secara sederhana. Manajemen merupakan suatu proses tindakan atau seni perencanaan, mengatur, pengarahan dan pengawasan yang dinamis yang menggerakan organisasi utuk mencapai tujuannya.

2.        Tujuan

          Tujuan pembuatan makalah ini antara lain:

o   Sebagai bahan kajian mahasiswa mengenai Fungsi POAC dalam Manajemen

o   Sebagai bahan penilaian untuk mata kuliah Dasar-dasar Manajemen

o  Untuk melatih kekompakan dan kerjasama antara mahasiswa dalam menyelesaikan tugas yang diberikan

PEMBAHASAN

1.        Fungsi POAC dalam Manajemen

        POAC  merupakan sebuah proses. Karena POAC sebuah proses, maka di dalam organisasi keberadaan POAC akan selalu berputar dan tidak akan pernah berhenti. Proses adalah serangkaian tindakan untuk mencapai sesuatu. Misalnya, membuat keuntungan atau menyediakan layanan.  Untuk mencapai tujuan, manajer menggunakan sumber daya dan melaksanakan empat fungsi manajerial utama, yaitu POAC (Planning, Organizing, Actuating, Controlling).

POAC diterapkan dalam setiap organisasi di seluruh dunia, guna mempertahankan kelanjutan organisasi. POAC adalah dasar manajemen untuk organisasi manajerial. Terdapat beberapa konsep proses manajemen, misalnya saja PDCE (Plan, Do, Check, Evaluate), dan PDCA (Plan, Do, Check, Action). Namun, konsep POAC lebih banyak digunakan dan diterapkan karena lebih sesuai untuk setiap tingkat manajemen.

v  Pengertian tiap Fungsi POAC

Fungsi POAC sendiri dalam suatu organisasi adalah untuk meningkatkan efektifitas dan efisiensi suatu organisasi dalam pencapaian tujuannya. Berikut adalah pemaparan singkat tentang tiap bagian dari POAC, yang mana akan dibahas lebih dalam di bab lain:

A.      Planning

Planning meliputi pengaturan tujuan dan mencari cara bagaimana untuk mencapai tujuan tersebut. Planning telah dipertimbangkan sebagai fungsi utama manajemen dan meliputi segala sesuatu yang manajer kerjakan. Di dalam planning, manajer memperhatikan masa depan, mengatakan “Ini adalah apa yang ingin kita capai dan bagaimana kita akan melakukannya”.

Membuat keputusan biasanya menjadi bagian dari perencanaan karena setiap pilihan dibuat berdasarkan proses penyelesaian setiap rencana. Planning penting karena banyak berperan dalam menggerakan fungsi manajemen yang lain. Contohnya, setiap manajer harus membuat rencana pekerjaan yang efektif di dalam kepegawaian organisasi.

Kesuksesan organisasi adalah mencapai tujuan yang telah disusun oleh manajer pada periode awal membentuk organisasi. Planning adalah sebuah proses di mana seorang manajer memutuskan tujuan, menetapkan aksi untuk mencapai tujuan (strategi) itu, mengalokasikan tanggung jawab unutk menjalankan strategi kepada orang tertentu, dan mengukur keberhasilan dengan membandingkan tujuan.

Sebelum mengetahui lebih lanjut tentang perencanaan terlebih dahulu mengenal perbedaan visi, misi, nilai dasar, dan tujuan. Misi, visi, nilai dasar dan tujuan adalah titik awal dari perencanaan strategi.  Keempat hal ini mengatur konteks landasan dari suatu proses dan untuk menjalankan sesuatu serta unit perencana yang tertanam dalam suatu organisasi. Perbedaan misi menggambarkan tujuan dari suatu organisasi sedangkan visi menggambarkan keinginan untuk masa depan,  seringkali digambarkan dengan jelas, menggugah, singkat oleh manajemer suatu organisasi.

Nilai dasar menyatakan secara filosofis komitmen yang diprioritaskan oleh manajer, sedangkan tujuan adalah keinginan masa depan dari suatu organisasi yang di usahakan untuk di wujudkan. Empat karakteristik tujuan :

1)        Tepat dan terukur. Tujuan yang terukur dapat memberikan seorang manajer standar pembanding terhadap hasil yang telah dilaksanakan.

2)        Menyebutkan issue yang penting. Untuk membangun manajer harus memilih beberapa tujuan major untuk menaksir kinerja organisasi.

3)        Menantang tetapi realis. Memberikan sebuah tantangan tersendiri bagi semua karyawan, anggota organisasi untuk mengiprovisasi kinerja dalam organisasi. jika tujuan tidak realis atau terlalu mudah akan membuat putus asa dan bosan pada diri karyawan atau anggota organisasi.

4)        Menetapkan dalam periode waktu tertentu yang seharusnya dapat dicapai. Tenggat waktu dapat menyuntikkan rasa urgensi dalam pencapaian tujuan dan bertindak sebagai motivator. Namun, tidak semua tujuan memerlukan kendala waktu.

B.       Organizing

Organizing adalah proses dalam memastikan kebutuhan manusia dan fisik setiap sumber daya tersedia untuk menjalankan rencana dan mencapai tujuan yang berhubungan dengan organisasi. Organizing juga meliputi penugasan setiap aktifitas, membagi pekerjaan ke dalam setiap tugas yang spesifik, dan menentukan siapa yang memiliki hak untuk mengerjakan beberapa tugas.

Aspek utama lain dari organizing adalah pengelompokan kegiatan ke departemen atau beberapa subdivisi lainnya. Misalnya kepegawaian, untuk memastikan bahwa sumber daya manusia diperlukan untuk mencapai tujuan organisasi. Memekerjakan orang untuk pekerjaan merupakan aktifitas kepegawaian yang khas. Kepegawaian adalah suatu aktifitas utama yang terkadang diklasifikasikan sebagai fungsi yang terpisah dari organizing.

Organizing atau dalam bahasa Indonesia pengorganisasian merupakan proses menyangkut bagaimana strategi dan taktik yang telah dirumuskan dalam perencanaan didesain dalam sebuah struktur organisasi yang tepat dan tangguh, sistem dan lingkungan organisasi yang kondusif, dan dapat memastikan bahwa semua pihak dalam organisasi dapat bekerja secara efektif dan efisien guna pencapaian tujuan organisasi.

Definisi sederhana dari pengorganisasian ialah seluruh proses pengelompokan orang, alat, tugas, serta wewenang dan tanggung jawab sedemikian rupa sehingga tercipta suatu organisasi yang dapat digerakkan sebagai suatu kesatuan  yang utuh dan bulat dalam rangka pencapaian tujuan yang telah ditentukan sebelumnya.

Pengorganisasian adalah penentuan pekerjaan yang harus dilakukan, pengelompokan tugas dan membagi pekerjaan kepada setiap karyawan, penetapan berbagai departemen serta penentuan hubungan. Tujuan pengorganisasian ini adalah untuk menetapkan peran serta struktur dimana karyawan dapat mengetahui apa tugas dan tujuan mereka.

v  Prinsip Pengorganisasian

Proses pengorganisasian dapat dilakukan secara efisien jika manajer memiliki pedoman tertentu sehingga mereka dapat mengambil keputusan dan dapat bertindak. Untuk mengatur secara efektif, prinsip-prinsip organisasi berikut dapat digunakan oleh seorang manajer.

a.      Prinsip Spesialisasi

Menurut prinsip, pekerjaan seluruh perhatian harus dibagi di antara bawahan atas dasar kualifikasi, kemampuan dan keterampilan. Ini adalah melalui pembagian  kerja dapat dicapai yang menghasilkan organisasi yang efektif. Pembagian kerja adalah pemecahan tugas kompleks menjadi komponen-komponennya sehingga setiap orang bertanggung jawab untuk beberapa aktivitas terbatas bukannya tugas secara keseluruhan.

b.      Prinsip Definisi Fungsional

Menurut prinsip ini, semua fungsi dalam kekhawatiran harus benar dan jelas kepada manajer dan bawahan. Hal ini dapat dilakukan dengan jelas mendefinisikan tugas-tugas, tanggung jawab, wewenang dan hubungan orang terhadap satu sama lain.

c.       Prinsip Rentang Pengendalian atau Pengawasan

Menurut prinsip ini, rentang kendali adalah rentang pengawasan yang menggambarkan jumlah karyawan yang dapat ditangani dan dikontrol secara efektif oleh seorang manajer tunggal. Menurut prinsip ini, seorang manajer harus dapat menangani jumlah karyawan yang dibawahinya. Keputusan ini dapat diambil dengan memilih baik rentang lebar atau sempit froma. Ada dua jenis rentang kendali:

·      Rentang kendali yang luas adalah salah satu di mana seorang manajer dapat mengawasi dan mengendalikan secara efektif sebuah kelompok besar orang pada satu waktu.

·      Rentang kendali yang sempit rentang ini, pekerjaan dan wewenang dibagi antara banyak bawahan dan manajer tidak mengawasi dan mengendalikan kelompok yang sangat besar dari orang di bawah dia. Manajer sesuai dengan rentang yang sempit mengawasi sejumlah karyawan yang dipilih pada satu waktu.

·      Prinsip Rantai Skalar adalah rantai komando atau otoritas yang mengalir dari atas ke bawah. Otoritas dan tanggung jawab harus berjalan dalam garis yang tegas dan tidak terputus dari eksekutif tertinggi sampai yang paling rendah. Sebuah rantai skalar memfasilitasi alur kerja di sebuah organisasi yang membantu dalam pencapaian hasil yang efektif. Sebagai otoritas mengalir dari atas ke bawah, hal itu akan menjelaskan posisi kewenangan untuk manajer di semua tingkatan dan yang memfasilitasi organisasi yang efektif.

d.      Prinsip Kesatuan Perintah

Ini menyiratkan satu bawahan-satu hubungan yang superior. Setiap bawahan bertanggung jawab kepada satu manajer. Hal ini membantu dalam menghindari kesenjangan komunikasi dan kesimpangan tanggung jawab. Jika atasan yang lebih tinggi ingin memberikan perintah atau hal-hal lain kepada para bawahan yang berada beberapa tangga di bawah dalam hierarki organisasi, seyogianya hal itu dilakukan melalui atasan langsung orang yang bersangkutan. Paling tidak dengan sepengetahuan atasan langsung tersebut.

C.      Actuating

Actuating adalah peran manajer untuk mengarahkan pekerja yang sesuai dengan tujuan organisasi. Actuating adalah implementasi rencana, berbeda dari planning dan organizing. Actuating membuat urutan rencana menjadi tindakan dalam dunia organisasi. Sehingga tanpa tindakan nyata, rencana akan menjadi imajinasi atau impian yang tidak pernah menjadi kenyataan.

Actuating, dalam bahasa Indonesia artinya adalah menggerakkan. Maksudnya, suatu tindakan untuk mengupayakan agar semua anggota kelompok berusaha untuk mencapai sasaran sesuai dengan tujuan organisasi dengan berbagai arahan dengan memotivasi setiap karyawan untuk melaksanakan kegiatan dalam organisasi, yang sesuai dengan peran, tugas dan tanggung jawab. Jadi, actuating bertujuan untuk menggerakkan orang agar mau bekerja dengan sendirinya dan penuh dengan kesadaran secara bersama- sama untuk mencapai tujuan organisasi secara efektif dan efisien. Dalam hal ini dibutuhkan kepemimpinan (leadership) yang baik.

v  Leadership dan Actuating

Actuating jelas membutuhkan adanya kematangan pribadi dan pemahaman terhadap karakter manusia yang memiliki kecenderungan berbeda dan sifatnya dinamis. Maka dari itu, fungsi actuating ternyata jauh lebih rumit dari kelihatannya, karena harus melibatkan fungsi dari leadership. Premis yang terkenal pernah diungkapkan oleh Doghlas McGregor, bahwa seorang karyawan selalu diasumsikan negatif dan positif.  

Didalam proses actuating ini, keberadaan leadership adalah sebagai pendukung. Karena actuating sendiri memiliki tujuan sebagai penggerak, yang nantinya akan bertujuan mengefektifkan dan mengefisienkan kerja dalam organisasi.

v  Prinsip Actuating

a.         Pelaksanaan dan Penugasan

Langkah lanjutan dari penetapan program kerja pengawasan adalah pelaksanaan pengawasan dalam bentuk pemberian tugas. Tujuan utama penugasan adalah untuk mencapai keseimbangan antara beberapa faktor: persyaratan dan kualifikasi personal, keseimbangan untuk pengembangan profesi, dan lain-lain.

b.        Pengawasan Pengelolaan Dana.

Pengelolaan terhadap dana atau anggaran yang digunakan oleh organisasi penting dilakukan agar dana tidak disia-siakan.

c.         Penyediaan dan Pemanfaatan Sarana Pengawasan.

Pengawasan juga membutuhkan saran dan alat untuk melakukan pengawasan, misalnya teknologi yang digunakan untuk memantau kerja anggota organisasi atau pekerja.

d.        Dokumentasi Pengawasan.

Hal ini diperlukan unutuk mendapatkan bukti yang nyata bila terjadi pelanggaran, kesalahan dalam melakukan aktivitas di dalam organisasi.

e.         Supervisi Audit.

D.      Controlling

Controlling, memastikan bahwa kinerja sesuai dengan rencana. Hal ini membandingkan antara kinerja aktual dengan standar yang telah ditentukan. Jika terjadi perbedaan yang signifikan antara kinerja aktual dan yang diharapkan, manajer harus mengambil tindakan yang sifatnya mengoreksi. Misalnya meningkatkan periklanan untuk meningkatkan penjualan.

Fungsi dari controlling adalah menentukan apakah rencana awal perlu direvisi, melihat hasil dari kinerja selama ini. Jika dirasa butuh ada perubahan, maka seorang manajer akan kembali pada proses planning. Di mana ia akan merencanakan sesuatu yang baru, berdasarkan hasil dari controlling.

v  Proses dalam Controlling

Dalam controlling ada beberapa proses dan tahapan, yaitu pengawasan. Proses pengawasan dilakukan secara bertahap dan sistematis melalui langkah sebagai berikut:

a)        Menentukan standar yang akan digunakan sebagai dasar

pengendalian.

b)        Mengukur pelaksanaan atau hasil yang sudah dicapai.

c)        Membandingkan pelaksanaan atau hasil dengan standar dan menentukan       penyimpangan jika ada.

d)       Melakukan tindakan perbaikan, jika terdapat penyimpangan agar pelaksanaan dan tujuan sesuai dengan rencana.

e)        Meninjau dan menganalisis ulang rencana, apakah sudah realistis atau tidak. Jika ternyata belum realistis maka perlu diperbaiki.

PENUTUP

1.        Kesimpulan

Jadi, dari kesimpulan diatas kita dapat mengetahui bahwa Organisasi adalah kumpulan orang dalam suatu wadah yang memiliki tujuan bersama yang ingin dicapai. Dalam organisasi pasti dibututuhkan yang namanya Manajemen.

 Defenisi manajemen itu sendiri adalah proses perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, aktualisasi, dan pengawasan kegiatan/ usaha secara sistematik dan efektif oleh para anggota organisasi untuk mencapai tujuan organisasi yang telah ditetapkan. Dalam manajemen ada yang namanya POAC (Planning, Organizing, Actuating, dan Controlling). Empat unsur inilah yang sangat berperan dalam sebuah organisasi untuk dapat menghasilkan tujuan yang efektif dan efesien.

2.        Saran

Untuk lebih memahami dasar-dasar dari sebuah Organisasi, pembaca diharapkan untuk mencari refensi lain yang berkaitan dengan materi pada makalah ini. Karena kami menyadari bahwa makalah ini masih jauh dari kesempurnaan.

SEKIAN DAN TERIMAKASIH..............!!!!!!!!!!!!!